FAQ

Lange tijd was het beroep van beheerder en vastgoedmanager geen geregistreerd beroep in de Duitse jurisdictie. Dit is in de loop der jaren veranderd. Als je een beheerder bent voor commercieel vastgoed of een particuliere verhuurder, heb je geen vergunning nodig. Zodra er echter sprake is van WEG-beheer, en dus van het beheer van onroerend goed door eigenaren, is een professionele licentie vereist. Sinds 2018 is het beheer van woningen een activiteit waarvoor een vergunning en opleiding vereist zijn. Ook makelaars moeten voldoen aan de verplichting om bijscholing te volgen. Toch is de professionele vergunning voor commerciële doeleinden geen grote uitgave voor makelaars en vastgoedbeheerders. Volgens de wetgeving hebben vastgoedmakelaars en woningbeheerders geen jarenlange opleiding of diploma nodig om de activiteit waarvoor een vergunning vereist is, uit te oefenen.

Volgens de wet is het noodzakelijk om in plaats daarvan een aanvullende opleiding te volgen. Deze professionele vergunningsvereiste vloeit voort uit de inwerkingtreding van een wijziging van artikel 34C van de Wet inzake handel, commercie en industrie. De wet bepaalt dat beheerders van woningen een bijscholing moeten volgen om een professionele vergunningsregeling in te voeren. Sinds 1 augustus 2018 moeten alle toekomstige en bestaande makelaars en woningbeheerders binnen drie jaar ten minste 20 uur professionele training volgen. Aangezien de 20 uur binnen 3 jaar moeten worden afgerond, is 6,7 uur per jaar voldoende om aan de bijscholingsverplichting te voldoen.

De wet die de professionele vergunning regelt voor commerciële vastgoedmakelaars en vastgoedbeheerders in overeenstemming met sectie 34C van de Duitse wet inzake handel, commercie en industrie en de verordening inzake makelaars in onroerend goed en vastgoedontwikkelaars heeft ook de vereisten gewijzigd voor de uitvoering van activiteiten waarvoor een vergunning vereist is. Als residentiële vastgoedbeheerders handelen ze uiteindelijk namens de eigenaars en beheren ze de activa. Daarom moet je als woningbeheerder aan de volgende eisen voldoen:

• betrouwbaarheid
• Ordelijke financiële situatie
• Afsluiten van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering

Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is nuttig om persoonlijke aansprakelijkheid met je privévermogen te vermijden. Deze omvat een dekking voor de bewindvoerder tot 500.000 euro per geval, met een maximum van 1 miljoen euro per jaar. Insolventie kan ook worden voorkomen door te zorgen voor ordelijke financiële omstandigheden. De wet bepaalt ook dat de betrouwbaarheid van de bewindvoerder gegarandeerd moet zijn. Dit heeft te maken met consumentenbescherming. Zowel makelaars als vastgoedbeheerders die werken met panden met woonruimte moeten aan deze eisen voldoen.

Niet elke makelaar of vastgoedbeheerder is verplicht om bijscholing te volgen in overeenstemming met § 34C GEWO. Particuliere eigenaren zijn over het algemeen vrijgesteld van de vergunningsplicht. Condominiumbeheerders die het beheer niet in de vorm van een handel voeren, maar in plaats daarvan zelf het beheer voeren, zijn ook niet verplicht om bijscholing als bijdrage te leveren. Ook beheerders die hun werk op vrijwillige basis doen, hoeven geen bijscholing te volgen. Verder hoeven alle beheerders die geen huuradministrators zijn en dus geen woningen beheren, geen bijscholing te volgen.

Zo'n professionele licentie is dus alleen echt nodig als er woningen worden beheerd.

Als de eigenaren van een woning of meerdere woningen deel uitmaken van een gemeenschap van eigenaren, is het belangrijk om de woning goed te beheren. Als WEG-beheerders worden gemeenschappen van eigenaren opgeroepen om een beheerder te zoeken. Beheerders nemen dan de taken van de eigenaren over. Niet elke vereniging van huiseigenaren wil echter een WEG-beheerder aanstellen. In plaats daarvan wordt één van de eigenaren de beheerder. De moeite die dit met zich meebrengt wordt echter vaak onderschat.

Zo'n professionele licentie is dus alleen echt nodig als er woningen worden beheerd.

Over het algemeen is het WEG-beheer van eigendommen vastgelegd in de Duitse Condominium Act. De wettelijke situatie specificeert echter niet wie verantwoordelijk is voor het beheer. Als alternatief voor een vastgoedbeheerbedrijf is het mogelijk om een van de eigenaren aan te stellen om het vastgoed zelf te beheren. Deze persoon neemt dan alle taken op zich die vaak door een vastgoedbeheerbedrijf worden uitgevoerd.

Het hangt meestal van het individuele geval af of zelfbeheer zinvol is. Als het bijvoorbeeld gaat om een vrij kleine gemeenschap van eigenaren waarvan de eigendommen beheerbaar zijn, kan zelfbeheer door eigenaren zinvol zijn. Dit moet echter unaniem worden besloten op de bijeenkomsten van eigenaren. Dit dient als basis voor de andere eigenaren om de beheerder van de vereniging van eigenaars te vertrouwen in het zelfbeheer en om een goede relatie te laten ontstaan. Overigens kan een eigenaar van een condominium alleen beheerder worden als er unanimiteit is onder de gemeenschap van eigenaren.

Bovendien is niet iedereen geschikt om zelfstandig het beheer van een condominium op zich te nemen. Een basiskennis van de wet en in het bijzonder van de COA-wetgeving is vereist. Alleen op die manier kunnen wettelijke vereisten zoals het beheerscontract, de verklaring over gegevensbescherming, aansprakelijkheidsvereisten en andere informatie deskundig worden overgebracht. Een eigenaar als beheerder moet daarom goed thuis zijn in beheerkwesties.

De rol van vastgoedbeheerder is niet voor iedereen weggelegd. Maar als je je op een dag realiseert dat zelfbeheer van de verhuureenheden binnen een vereniging van huiseigenaren te veel inspanning vergt, kun je de administratieve taken overdragen aan professionele vastgoedbeheerders. Het aanstellen van een vastgoedbeheerder is snel en eenvoudig en de kosten zijn ook gebaseerd op een eerlijke kostenstructuur op basis van de geleverde diensten. Reviews op de website van een condominium management bedrijf geven jou en de mede-eigenaar informatie over hoe goed het beheer door het betreffende property management bedrijf is.

De vastgoedsector is booming en er zijn verschillende beroepen die dagelijks boeiende taken en uitdagingen bieden. Een van deze beroepen is dat van vastgoedbeheerder.

Sinds 1 augustus 2018 is de professionele vergunningsregeling echter veranderd, althans in die mate dat vastgoedbeheerders die opereren onder de term "residentieel vastgoedbeheerder" een bijscholing als voorwaarde vereisen. De in werking getreden wet "betreffende de invoering van een professionele vergunningsregeling" bepaalt dit. Daarin staat dat kandidaat-vastgoedbeheerders sinds 1 augustus 2018 binnen drie jaar minstens 20 uur moeten investeren in bijscholing om een professionele erkenning als residentieel vastgoedbeheerder te krijgen. Het IHK en andere organisaties bieden geschikte opleidingen aan. Om vastgoedbeheerder te worden, kun je op verschillende vakgebieden bijscholing volgen om een vastgoedbeheerbedrijf te kunnen opzetten. Deze omvatten

• Makelaar
• Opleiding tot gecertificeerd vastgoedbeheerder
• Een diploma of opleiding in bedrijfsadministratie
• Gecertificeerd onroerend goed specialist door de IHK

Naast het voltooien van een opleiding tot vastgoedbeheerder moeten toekomstige vastgoedbeheerders ook aan andere eisen voldoen. Ze moeten bijvoorbeeld kunnen aantonen dat ze betrouwbaar zijn en dat hun financiële situatie in orde is. Bovendien moet elke vastgoedbeheerder nu een beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebben. De regels voor professionele vergunningen voor commerciële doeleinden zijn sinds 2018 hervormd en beschermen vastgoedeigenaren.

Bij het opzetten van een vastgoedbeheerbedrijf zijn er ook andere vereisten waaraan moet worden voldaan om als vastgoedbeheerder te mogen werken. Deze zijn niet bindend, maar dienen om een goed beheer van het bedrijf te garanderen. Vastgoedbeheerders moeten dus niet alleen na 20 uur training hun werk kunnen doen, maar ook in de praktijk.

Vakmanschap, omgaan met cijfers en goed vastgoedbeheer zijn hiervoor voorwaarden. Als vastgoedmanager is het ook belangrijk om de behoeften van de markt te kennen. Een betere prijsstelling van vastgoed, het opstellen van contracten en de zaken in het ondernemingsplan kunnen efficiënter worden gedaan door rekening te houden met de markt.

Natuurlijk moet de vastgoedmanager niet alleen beschikken over boekhoudkundige en technische vaardigheden, maar ook over sociale vaardigheden. Als vastgoedmanager werk je rechtstreeks met klanten, partners en huurders en moet je in staat zijn om aan hun behoeften te voldoen en ze te begrijpen. Een netwerk met andere vastgoedbeheerders en klanten is nuttig om je eigen bedrijf een stevige basis te geven.

Als vastgoedbeheerder en -beheerder omvat je baan een verscheidenheid aan taken. De taken en activiteiten variëren van financiële zaken tot de organisatie en het beheer van vakmensen, klanten en andere belanghebbenden. De activiteiten omvatten

• Op partnerschap gebaseerde dialoog met huurders
• Naleving van de huisregels
• Onderhoud en reparatie
• Behoud van eigendom
• Boekhouding, jaarrekeningen
• Opstellen van een ondernemingsplan
• Bescherming van het vermogen van de eigenaren
• Voldoen aan wettelijke voorschriften
• Instructie van handelaars, hoveniers, makelaars en derden
• Overdracht en aanvaarding van eigendommen
• Bedrijfskosten
• Nieuwe huurders vinden als makelaar
• Optreden in het openbaar namens het property managementbedrijf

Gezien de taken van een vastgoedbeheerder is het belangrijk om niet alleen technisch, maar ook commercieel onderlegd te zijn. Het werk als vastgoedbeheerder bestaat uit taken die aan een bureau kunnen worden uitgevoerd, maar ook uit taken die in de woningen zelf moeten worden uitgevoerd. Je moet rekening houden met de kosten en altijd een uitgebreid overzicht hebben van de actualiteit.

Een vriendelijke en positieve houding is ook cruciaal. De vragen voor een vastgoedbeheerder zijn immers niet altijd even leuk. Het werk van een vastgoedbeheerder omvat ook klachtenbeheer. Als huurdersmanager krijg je klachten van huurders, eigenaars of andere partijen die behandeld moeten worden. Ook hier willen we een op partnerschap gebaseerde dialoog met huurders en eigenaren bereiken.

Bij het zoeken naar een geschikt vastgoedbeheerbedrijf staan de kosten voor vastgoedbeheer per eenheid en per maand altijd op de voorgrond. Het zijn echter niet de kosten en prijzen van een vastgoedbeheerder die doorslaggevend moeten zijn, maar de diensten die in de kosten per maand zijn inbegrepen. Deze vormen de kosten en dus de vergoeding van de manager. Als je een vastgoedbeheerbedrijf inhuurt tegen een gunstige prijs, krijg je vaak een aanbieder die minder diensten verleent dan professionele bedrijven.

Zelfs in het werk van een vastgoedbeheerder gebeuren er van tijd tot tijd ongeplande dingen die een vastgoedbeheerder als service moet aannemen. Vastgoedprofessionals hoeven echter niet extra te betalen voor deze dingen, omdat ze deel uitmaken van de taken van elk vastgoedbeheerbedrijf. Een van die gratis diensten is het plannen en organiseren van een bijeenkomst met de eigenaren van de respectieve appartementen. Uitnodigingen en extra kosten, zoals portokosten, zouden ook niet moeten leiden tot extra kosten of een verhoging van de beheerdersvergoeding voor een gerenommeerd verhuurbedrijf.

Er zijn echter ook extra kosten die vastgoedbeheerders in rekening kunnen brengen als de vereisten verder gaan dan de normale kosten. Hiervoor is toestemming nodig van de eigenaren van het huis of pand. Dit zijn onder andere renovatiemaatregelen die verder gaan dan de gebruikelijke diensten. De nieuwe toevoeging van een administratie kan ook leiden tot hogere kosten voor het inwerken. Ook hier is het mogelijk om extra prijzen in rekening te brengen voor de vergoeding.

Vooral in het beheer van appartementen vindt er regelmatig een buitengewone vergadering met de eigenaars plaats. Als dit niet door het beheerbedrijf zelf wordt georganiseerd, wordt zo'n vergadering ook beschouwd als een extra kostenpost en dus als onderdeel van een speciaal beheer van onroerend goed, wat ook tot uiting komt in de vergoeding van de beheerder.

Conclusie: Het inhuren van een vastgoedbeheerder is geen rendementsverliezer als er hoge kosten worden gemaakt. Het is eerder een investering in administratieve kosten om de kosten van de eigenaar te verlagen. Het beheer neemt de technische, juridische, zakelijke en organisatorische taken voor de flats op zich en behandelt de problemen van de huurders. Veel diensten zijn al inbegrepen in de beheerkosten. Extra beheerkosten kunnen door de aanbieder in rekening worden gebracht met toestemming van de eigenaars als er extra diensten nodig zijn voor het huurbeheer.

Een vastgoedbeheerbedrijf neemt alle taken en administratieve activiteiten van een woning op zich. Dit geldt voor elk vastgoedbeheerbedrijf dat verantwoordelijk is voor afzonderlijk vastgoed, flatbeheer of huurbeheer. De verantwoordelijkheidsgebieden van een vastgoedbeheerbedrijf verschillen echter afhankelijk van het type eigendom. Hieronder laten we je de verschillen zien en geven we je informatie over de taken en plichten van een vastgoedbeheerder.

Als een vastgoedbeheerbedrijf optreedt als een onafhankelijke of commerciële beheerder, is er sprake van een WEG-beheerder van het gemeenschappelijk eigendom, die ook verantwoordelijk is voor het beheer van de gemeenschappelijke middelen van een vereniging van huiseigenaren. In dit geval is de WEG-wet van toepassing. Hierin staat dat de betreffende beheerder zijn taken in het beheercontract alleen mag uitvoeren als hij binnen drie jaar 20 uur training heeft gevolgd.

Er moet echter onderscheid worden gemaakt tussen een WEG-beheerder en een WEG-administratie. Terwijl een WEG-beheerder een van de flatbewoners is, wordt het beheerbedrijf beschouwd als een neutrale instantie. Beide partijen moeten echter de taken volgens de WEG-wet vervullen.

De specifieke taken van een WEG beheerder omvatten de volgende activiteiten:

• Beheer van het gemeenschappelijk eigendom van de vereniging van huiseigenaren
• Beheer van de gemeenschappelijke fondsen van de vereniging van huiseigenaren
• Organisatie en beheer van bijeenkomsten van huiseigenaren van de vereniging van huiseigenaren
• Opstellen van een beheercontract voor de vereniging van huiseigenaren

Als het een WEG-beheerder is, is het beheerbedrijf verplicht om ten minste elke twee jaar een vergadering van huiseigenaren te beleggen. Dit staat in de Condominiumwet.

Een andere optie voor vastgoedbeheer is het beheer van een eigendom dat bedoeld is voor commerciële doeleinden en dus een commercieel eigendom is. Daarnaast omvat het beheer van verhuureenheden ook alle eigendommen die appartementen bevatten. Het enige verschil met condominiums is dat er geen vereniging van huiseigenaren achter de eigendommen zit, maar wel institutionele en particuliere eigenaren.

De taken van vastgoedbeheer moeten zowel worden vervuld voor het beheer als beheerder van een condominium of vastgoed als voor het beheer van commerciële eigendommen en flats. Deze zijn zeer divers en laten zien dat het werk als huismeester veeleisend is.

Vastgoedbeheerders moeten zowel technische expertise als operationele basiskennis hebben. Bovendien moeten juridische kwesties ook worden opgehelderd door de vastgoedmanager. Organisatorische vaardigheden en taken maken ook een groot deel uit van het takenpakket van een vastgoedmanager.

Het onderhoud van een woning en de inspectie van technische omstandigheden behoren tot de diensten die een vastgoedbeheerder keer op keer levert. Een vastgoedbeheerder moet daarom vertrouwd zijn met de technische aspecten van het pand om deze taak te kunnen vervullen. Het controleren van de faciliteiten van het pand maakt ook deel uit van het technisch beheer van het pand.

De technische taken zijn:

• Exploitatie en beheer van onroerend goed
• Opvolging en controle van dienstverleners (handelaars, tuinmannen, conciërges)
• Onderhoudsmaatregelen uitvoeren
• Een offerte aanvragen
• Sleutelvolgorde
• Onderhoudswerk controleren

Om de taken van een property manager uit te voeren, is het belangrijk dat je goed bent met cijfers en affiniteit hebt met bedrijfsadministratie. Huurbeheer bestaat voor een groot deel uit commerciële activiteiten. Panden moeten niet alleen regelmatig getaxeerd worden. Ook de winstgevendheid van het bedrijf moet worden gewaarborgd. Daarnaast is een property manager er verantwoordelijk voor dat de kostenprocessen tussen de eigenaar en de huurders consistent zijn.

De commerciële taken van vastgoedbeheer zijn daarom:

• Beheer van huurprijzen
• Dunning
• Huisregels
• Facturering en ondersteunende kostenadministratie
• De economische kerncijfers controleren
• Taxaties van condominiums en eigendommen
• Boekhouding en jaarrekeningen
• Bedrijfsplan maken
• Beheer van de gemeenschappelijke bezittingen van de eigenaars
• Schikking huiskosten

Tot de taken van een vastgoedbeheerder behoort ook het verduidelijken van juridische kwesties. Afhankelijk van het vastgoed moet de vastgoedbeheerder voldoen aan verschillende toepasselijke wetten. Dit verschilt niet alleen tussen commercieel en residentieel vastgoed. Het verschilt ook tussen het beheer van flats die door de eigenaar worden bewoond en een flat die wordt verhuurd. Bovendien verandert de wet voortdurend. Daarom is het de plicht van een vastgoedbeheerder om voortdurend nieuwe informatie en gegevens te verzamelen om up-to-date te blijven.

De wettelijke taken van een vastgoedbeheerbedrijf omvatten dan ook

• Stel indien nodig een beheerderscontract op
• Let op jurisprudentie
• De rechten van eigenaars vertegenwoordigen
• Als beheerder onderhandelingen voeren met autoriteiten
• Klachten
• Vertegenwoordiging van eigenaars in de rechtbank
• Juridische vertegenwoordiging van de eigenaars

Tot slot behoren ook organisatorische taken tot het werkterrein van een vastgoedbeheerder. Een goed vastgoedbeheerbedrijf treedt altijd op als een eenheid met de eigenaars om de wensen van de eigenaars te realiseren. Onder organisatorische taken vallen niet alleen geschillen met eigenaars en huurders, maar ook planningstaken zoals het coördineren van afspraken. Het beheer streeft altijd naar een dialoog met de huurders in een geest van partnerschap.

Veel voorkomende taken van de beheerders zijn daarom:

• Correspondentie: Uitwisseling met huurder en eigenaar
• Vergaderen, plannen en plannen met de eigenaars.
• Logboeken bijhouden en gegevens opslaan
• Klachtenmanagement
• Informatieve circulaires
• Mededelingen in huis
• Instructie van handelaars en andere derden