FAQ

Lange Zeit war der Beruf als Verwalter und Property Manager kein eingeschriebener Beruf in der deutschen Rechtsprechung. Das hat sich im Laufe der Jahre geändert. Wer ein Immobilienverwalter für gewerbliche Immobilien oder privater Vermieter ist, der benötigt keine Erlaubnis. Sobald es sich aber um eine WEG Verwaltung handelt, und somit um eine Verwaltung von Immobilien durch Eigentümer, bedarf es einer Berufszulassung. Der Verwalter von Wohnimmobilien zählt seit 2018 zu einer erlaubnispflichtigen Tätigkeit und bedarf einer Ausbildung. Auch Immobilienmakler müssen der Weiterbildungspflicht nachkommen. Dennoch ist die Berufszulassung für gewerbliche Zwecke keinen hohen Aufwand für Makler und Verwalter. Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter benötigen laut Gesetzgebung weder einer mehrjährigen Ausbildung noch ein Studium, um der erlaubnispflichtigen Tätigkeit nachzugehen.

Laut Gesetz ist es stattdessen notwendig, eine Weiterbildung zu absolvieren. Diese Erlaubnispflicht zur Berufsausübung resultiert aus dem Inkrafttreten einer Gesetzesänderung des § 34C Gewerbeordnung. Das Gesetz schreibt zur Einführung einer Berufszulassungsregelung vor, dass Wohnimmobilienverwalter einer Weiterbildungspflicht unterliegen. Seit dem 1. August 2018 müssen alle angehenden und bereits tätigen Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter innerhalb von drei Jahren mindestens 20 Stunden fachliche Weiterbildungen besuchen. Da die 20 Stunden innerhalb von 3 Jahren zu absolvieren sind, genügen 6,7 Zeitstunden pro Jahr, um der Weiterbildungspflicht nachzukommen.

Das Gesetz der Berufszulassungsregelung für gewerbliche Immobilienmakler und Immobilienverwalter nach § 34C Gewerbeordnung und der Makler- und Bauträgerverordnung hat ebenfalls die Voraussetzungen für die Umsetzung der erlaubnispflichtigen Tätigkeit verändert. Als Wohnimmobilienverwalter agieren sie schließlich im Namen der Eigentümer und verwalten die Vermögen. Daher sind folgende Voraussetzungen als Verwalter grundsätzlich zu erfüllen:

• Zuverlässigkeit
• Geordnete Vermögensverhältnisse
• Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung

Eine Berufshaftpflichtversicherung ist sinnvoll, um die eigene Haftung mit dem Privatvermögen zu vermeiden. Diese umfasst eine Absicherung für den Verwalter von bis zu 500.000 Euro pro Fall, maximal jedoch 1 Millionen Euro pro Jahr. Durch die Sicherstellung von geordneten Vermögensverhältnissen kann zudem eine Insolvenz vermieden werden. Das Gesetz schreibt weiterhin vor, dass die Zuverlässigkeit der Verwaltung gewährleistet sein muss. Zurückzuführen ist dies aus dem Verbraucherschutz. Sowohl Makler als auch Verwalter, die mit Immobilien, die Wohnraum beinhalten arbeiten, müssen diese Voraussetzungen erfüllen.

Nicht jeder Makler und jeder Verwalter ist dazu verpflichtet, eine Weiterbildung nach § 34C GEWO durchzuführen. Privateigentümer sind generell von der Erlaubnispflicht befreit. Auch WEG Verwalter, die nicht in Form eines Gewerbes, sondern einer Selbstverwaltung die Verwaltung durchführen, müssen keine Weiterbildung als Beitrag leisten. Ebenfalls müssen Verwalter, welche die Tätigkeit ehrenamtlich durchführen, keiner Fortbildung nachgehen. Weiterhin benötigen alle Verwalter, die keine Mietverwalter sind und somit keinen Wohnraum verwalten, die Weiterbildungen nicht.

Somit ist eine solche Berufszulassung wirklich nur notwendig, wenn Wohnraum verwaltet wird.

Sofern Eigentümer einer Immobilie bzw. mehrerer Immobilien Teil einer Eigentümergemeinschaft sind, gilt es das Eigentum richtig zu verwalten. Als WEG Verwalter sind Eigentümergemeinschaften dazu aufgerufen, sich einen Verwalter zu suchen. Hausverwaltungen übernehmen dann die Aufgaben von den Wohnungseigentümern. Doch nicht jede Wohnungseigentümergemeinschaft möchte einen WEG Verwalter bestellen. Stattdessen wird einer der Eigentümer zur Hausverwalterin bzw. zum Hausverwalter. Der Aufwand wird hier jedoch oftmals unterschätzt.

Somit ist eine solche Berufszulassung wirklich nur notwendig, wenn Wohnraum verwaltet wird.

Generell ist eine WEG Verwaltung von Immobilien gesetzlich im Wohnungseigentumsgesetz verankert. Die Rechtslage sagt jedoch nicht, wer die Verwaltung übernimmt. Als Alternative zu einer Hausverwaltung ist es möglich, die Selbstverwaltung des Eigentums durch einen der Eigentümer zu bestellen. Dieser übernimmt dann alle Aufgaben, die oftmals von einer Hausverwaltung übernommen werden.

Meist ist es Einzelfallabhängig, ob die Selbstverwaltung sinnvoll ist. Sofern es sich beispielsweise um eine eher kleine Eigentümergemeinschaft handelt, deren Immobilien überschaubar sind, kann eine Selbstverwaltung durch Eigentümer Sinn machen. Dies sollte jedoch in Eigentümerversammlungen einstimmig bestimmt werden. Das dient als Grundlage, dass die anderen Eigentümer dem WEG Verwalter in Selbstverwaltung vertrauen und ein gutes Verhältnis herrscht. Im Übrigen kann ein Wohnungseigentümer Verwalter nur werden, wenn Einstimmigkeit unter der Eigentümergemeinschaft herrscht.

Zudem ist auch nicht jeder dafür geeignet, die WEG Verwaltung eigenständig zu übernehmen. Es bedarf an Grundkenntnissen im Recht und insbesondere im WEG Recht. Nur so können rechtliche Anforderungen, wie der Verwaltervertrag, die Datenschutzerklärung, Anforderungen an die Haftung und weitere Informationen kompetent vermittelt werden. Ein Eigentümer als Verwalter sollte somit in Angelegenheiten der Verwaltung versiert sein.

Die Rolle eines Hausverwalters liegt nicht jedem. Sollten Sie doch eines Tages feststellen, dass die Selbstverwaltung der Mieteinheiten innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft einen zu hohen Aufwand erfordert, können Sie im Nachgang die Verwaltungsaufgaben an professionelle Hausverwaltungen abgeben. Die Bestellung von einem Hausverwalter ist schnell und einfach und auch die Kosten basieren auf einer fairen Kostengestaltung entsprechend der Leistungen. Bewertungen auf der Webseite eines WEG Verwalters geben Ihnen und dem Miteigentümer Informationen darüber, wie gut die Verwaltung durch die jeweilige Hausverwaltung ist.

Die Immobilienbranche boomt und es gibt eine Vielzahl von Berufsbildern, die tagtäglich spannende Aufgaben und Herausforderungen offerieren. Einer dieser Berufe ist der Job des Hausverwalters.

Seit dem 01. August 2018 hat sich die Berufszulassungsregelung aber zumindest dahingehend verändert, dass Hausverwalter, die unter dem Begriff „Wohnimmobilienverwalter“ laufen, eine Weiterbildung als Voraussetzung benötigen. Das in Kraft getretene Gesetz „zur Einführung einer Berufszulassungsregelung“ schreibt dies vor. Es besagt, dass angehende Hausverwalter seit dem 1. August 2018 innerhalb von drei Jahren mindestens 20 Stunden in eine Weiterbildung investieren müssen, um die Berufszulassung als Wohnimmobilienverwalter zu erhalten. Die IHK und andere Einrichtungen bieten passende Ausbildungen an. Um Verwalter zu werden, können Sie Weiterbildungen unterschiedlicher Berufsfelder absolvieren, um anschließend eine Hausverwaltung gründen zu können. Hierzu zählen:

• Immobilienkaufmann
• Ausbildung als geprüfter Immobilienverwalter
• Ein Studium oder Ausbildungen in der BWL
• Geprüfter Immobilienfachwirt durch die IHK

Neben der absolvierten Ausbildung zum Immobilienverwalter müssen angehende Hausverwalter zudem weitere Voraussetzungen erfüllen. So gilt es einen Nachweis darüber abzulegen, dass die Zuverlässigkeit gewährleistet ist und geordnete Vermögensverhältnisse bestehen. Darüber hinaus muss jede Hausverwaltung mittlerweile eine Berufshaftpflichtversicherung besitzen. Die Berufszulassungsregelung für gewerbliche Zwecke ist seit 2018 reformiert und schützt die Immobilieneigentümer.

Bei der Gründung einer Hausverwaltung gilt es auch noch andere Voraussetzungen zu erfüllen, um den Beruf als Hausverwalter ausführen zu können. Diese sind nicht bindend, dienen aber einer guten Führung des Geschäftes. Hausverwalter sollten demnach nicht nur in einer 20 Stunden Ausbildung, sondern auch in der Praxis fähig sein, den Beruf auszuführen.

Handwerkliches Geschick, der Umgang mit Zahlen und ein gutes Management der Immobilien sind hierfür Voraussetzungen. Zudem ist es wichtig, als Hausverwalter den Bedarf des Marktes zu kennen. Eine bessere Preisgestaltung der Immobilien, das Ausformulieren von Verträgen und das Geschäft im Geschäftsplan können unter Betrachtung des Marktes effizienter erfolgen.

Selbstverständlich sollte der Hausverwalter nicht nur buchhalterische und technische Fähigkeiten, sondern auch soziale Kompetenzen aufweisen. Als Mietverwalter arbeiten Sie direkt mit Kunden, Partnern und Mietern zusammen und müssen den Bedarf decken und kennen. Ein Netzwerk mit anderen Hausverwaltungen und Kunden ist sinnvoll, um dem eigenen Geschäft ein sicheres Standbein zu geben.

Als Immobilien Verwalter und Property Manager zählen unterschiedliche Aufgaben zu Ihrem Beruf. Die Aufgaben und Tätigkeiten erstrecken sich von Fragen der Finanzen bis hin zu der Organisation und Verwaltung von Handwerkern, Kunden und weiteren Stakeholdern. Zu den Tätigkeiten zählen:

• partnerschaftlicher Dialog mit den Mietern
• Einhaltung der Hausordnung
• Instandhaltung und Instandsetzung
• Erhaltung von Eigentum
• Buchhaltung, Jahresabschluss
• Aufstellung von einem Wirtschaftsplan
• Schutz vom Vermögen der Eigentümer
• Rechtliche Vorschriften einhalten
• Einweisung der Handwerker, Gärtner, Immobilienmakler und Dritter
• Übergabe und Abnahme von Immobilien
• Betriebskostenabrechnung
• Als Immobilienmakler neue Mieter finden
• Öffentlicher Auftritt im Namen der Hausverwaltung

Unter Betrachtung der Tätigkeiten, die als Hausverwalter auf einen zukommen, ist es wichtig nicht nur technisch, sondern auch betriebswirtschaftlich versiert zu sein. Der Job als Immobilienverwalter besteht aus Aufgaben, die am Schreibtisch bewältigt werden können, aber auch Aufgaben, die in den Wohnimmobilien selbst durchzuführen sind. Die Kosten müssen Sie dabei in die Betrachtung mit einbeziehen und stets einen umfassenden Überblick über aktuelle Geschehnisse haben.

Zudem ist ein freundliches und positives Auftreten entscheidend. Die Anfragen für eine Hausverwaltung sind schließlich nicht immer nett. Zu der Tätigkeit eines Hausverwalters zählt auch das Beschwerdemanagement. So werden Sie als Mietverwalter Beschwerden von Mietern, Eigentümern oder anderer Parteien erhalten, die bearbeitet werden müssen. Auch hier möchten wir einen partnerschaftlichen Austausch mit den Mietern und Eigentümern erreichen.

Bei der Suche einer passenden Hausverwaltung stehen die Kosten für die Hausverwaltung pro Einheit und Monat immer wieder im Vordergrund. Jedoch sollten nicht die Kosten und Preise eines Verwalters ausschlaggebend sein, sondern die in den Kosten inkludierten Leistungen pro Monat. Aus diesen setzen sich die Kosten und somit die Verwaltervergütung zusammen. Wer eine günstige Hausverwaltung beauftragt, erhält oftmals auch einen Anbieter, der geringere Leistungen abdeckt, als professionelle Unternehmer.

Es geschehen auch im Beruf von einer Hausverwaltung immer mal wieder ungeplante Dinge, die eine Hausverwaltung als Service übernehmen muss. Immobilien Profis lassen sich diese jedoch nicht alles extra vergüten, da diese zu den Aufgaben einer jeden Verwaltung dazugehören. Solch eine kostenfreie Leistung ist unter anderem die Planung und Organisation einer Versammlung mit den Eigentümern der jeweiligen Eigentumswohnungen. Auch die Einladungen und Zusatzkosten, wie Porto, sollten bei einer seriösen Mietverwaltung nicht zu zusätzlichen Kosten bzw. der Erhöhung vom Verwalterhonorar führen.

Es gibt jedoch auch zusätzliche Kosten, die Hausverwaltungen erheben dürfen, sofern die Anforderungen über den normalen Aufwand hinausgehen. Es bedarf an dieser Stelle einer Zustimmung durch die Eigentümer vom Haus bzw. der Liegenschaften. Hierzu zählen unter anderem Sanierungsmaßnahmen, die über die üblichen Leistungen hinausgehen. Ebenfalls kann es bei der Neuaufnahme einer Verwaltung zu einem erhöhten Aufwand für die Einarbeitung kommen. Auch hier ist es möglich, zusätzliche Preise für die Vergütung zu erheben.

Insbesondere in der WEG Verwaltung kommt es immer wieder zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung mit den Eigentümern. Sofern diese nicht von der Hausverwaltung selbst veranlasst wurde, zählt eine solche Sitzung auch als Zusatzaufwand und somit zu einer Sondereigentumsverwaltung, die sich auch im Verwalterhonorar widerspiegelt.

Fazit: Die Beauftragung von einem Hausverwalter ist kein Renditekiller, sofern hohe Kosten anfallen. Vielmehr ist es eine Investition in Verwaltungskosten, um den Aufwand der Eigentümer zu schmälern. Die Verwaltung übernimmt die technischen, juristischen, betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Aufgaben für die Wohnungen und kümmert sich um die Anliegen der Mieter. Viele Leistungen sind bereits im Verwalterhonorar inkludiert. Weitere Verwaltungskosten können mit Zustimmung der Eigentümer zusätzlich vom Anbieter erhoben werden, wenn es bei der Mietverwaltung zu zusätzlichen Leistungen kommt.

Eine Hausverwaltung übernimmt alle Aufgaben und Verwaltungstätigkeiten einer Immobilie. Das gilt für jede Hausverwaltung, die für Sondereigentum, die Wohnungsverwaltung oder Mietverwaltung zuständig ist. Dennoch unterscheiden sich die Aufgabenfelder einer Hausverwaltung, je nach Art der Immobilie. Wir zeigen Ihnen im Folgenden die Unterschiede und geben Ihnen Informationen über die Aufgaben und Pflichten einer Hausverwaltung.

Sofern eine Hausverwaltung als selbstständiger oder gewerblicher Verwalter tätig ist, handelt es sich um eine WEG Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, die auch für die Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder einer Wohnungseigentümergemeinschaft zuständig ist. In diesem Fall greift das WEG Gesetz. Dieses besagt, dass die jeweilige Hausverwaltung ihren Pflichten im Verwaltervertrag nur nachkommen darf, wenn innerhalb von drei Jahren eine 20 Stündige Ausbildung absolviert wurde.

Zu unterscheiden ist jedoch zwischen einem WEG Verwalter und einer WEG Verwaltung. Während ein WEG Verwalter einer der Wohnungseigentümer ist, gilt die Hausverwaltung als neutrale Instanz. Die Aufgaben im WEG Recht müssen aber beide Parteien erfüllen.

Zu den spezifischen Aufgaben eines WEG Verwalters gehören folgende Tätigkeiten:

• Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Wohnungseigentümergemeinschaft
• Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder der Wohnungseigentümergemeinschaft
• Organisation und Leitung von Wohnungseigentümerversammlungen der Wohnungseigentümergemeinschaft
• Aufsetzung eines Verwaltervertrags für die Wohnungseigentümergemeinschaft

Sollte es sich um einen WEG Verwalter handeln, ist die Hausverwaltung in der Pflicht, spätestens alle 2 Jahre eine Wohnungseigentümerversammlung einzuberufen. Das sagt das Wohnungseigentumsgesetz.

Eine weitere Möglichkeit der Hausverwaltung ist die Verwaltung eines Objektes, welches für gewerbliche Zwecke bestimmt ist und es sich somit um Gewerbeimmobilien handelt. Darüber hinaus zählen zu der Verwaltung von Mieteinheiten auch alle Immobilien, die Wohnungen beinhalten. Der Unterschied zu Eigentumswohnungen ist lediglich, dass keine Wohnungseigentümergemeinschaft hinter den Immobilien steht, sondern institutionelle und private Immobilieneigentümer.

Sowohl für die Verwaltung als WEG Verwalter oder Property Manager als auch bei der Verwaltung von gewerblichen Immobilien und Wohnungen müssen die Aufgaben der Hausverwaltung erfüllt sein. Diese sind sehr vielfältig und zeigen auf, dass der Job als Hausmeister anspruchsvoll ist.

Hausverwalter müssen sich sowohl technisch auskennen, als auch betriebliche Grundkenntnisse mitbringen. Weiterhin sollten auch juristische Fragen durch den Hausverwalter geklärt werden. Ein großer Teil des Aufgabenspektrums eines Hausverwalters sind zudem organisatorische Fähigkeiten und Aufgaben.

Die Instandhaltung einer Immobilie sowie die Überprüfung der technischen Begebenheiten gehören zu den Leistungen, die eine Hausverwaltung immer wieder erbringt. Die Technik des Hauses sollte einem Hausverwalter daher dringend ein Begriff sein, um dieser Aufgabe ebenfalls gerecht zu werden. Auch die Kontrolle der Einrichtungen der Immobilie zählt zu der technischen Verwaltung der Immobilie.

Technische Aufgaben sind:

• Betrieb und Kontrolle der Immobilien und des Eigentums
• Monitoring und Kontrolle der Dienstleister (Handwerker, Gärtner, Hausmeister)
• Instandhaltungsmaßnahmen durchführen
• Angebot einfordern
• Schlüsselbestellung
• Wartungsarbeiten prüfen

Um den Pflichten eines Hausverwalters nachzukommen, ist der Umgang mit Zahlen und eine Affinität zur Betriebswirtschaft wichtig. Die Mietverwaltung besteht zu einem Großteil aus kaufmännischen Tätigkeiten. Immobilien müssen nicht nur regelmäßig einer Bewertung unterliegen. Auch die Wirtschaftlichkeit des Geschäftes muss sichergestellt werden. Darüber hinaus ist eines Hausverwaltung dafür verantwortlich, dass zwischen dem Eigentümer und den Mietern die Kostenverläufe stimmig sind.

Aufgaben der Hausverwaltung in kaufmännischer Hinsicht sind daher:

• Verwaltung von Mietzinsen
• Mahnwesen
• Hausordnung
• Abrechnungen und Nebenkostenabrechnung
• Prüfen der wirtschaftlichen Kennzahlen
• Bewertungen der Eigentumswohnungen und Objekte
• Buchhaltung und Jahresabschluss
• Wirtschaftsplan erstellen
• Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Eigentümer
• Hausgeldabrechnung

Zu den Aufgaben einer Hausverwaltung zählen auch die Klärung juristische Fragen. Je nach Immobilie muss sich die Hausverwaltung an ein unterschiedlich geltendes Recht halten. Dies unterscheidet sich nicht nur zwischen einer Gewerbe- und einer Wohnimmobilie. Es unterscheidet sich ebenfalls zwischen der Verwaltung von Eigentumswohnungen der Eigentümer und einer Wohnung, die gemietet wird. Darüber hinaus gibt es immer wieder eine Änderung des Gesetzes. Es ist daher die Pflicht einer Hausverwaltung stets neue Informationen und Daten zu sammeln, um so auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Zu den juristischen Aufgaben einer Hausverwaltung zählen daher:

• Ggf. Verwaltervertrag aufsetzen
• Rechtsprechung beachten
• Rechte der Eigentümer vertreten
• Verhandlungen als Verwalter mit Behörden führen
• Klagen
• Vertretung der Eigentümer vor Gericht
• Rechtliche Vertretung der Eigentümer

Zuletzt zählen auch organisatorische Aufgaben zum Tätigkeitsbereich einer Hausverwaltung. Eine gute Hausverwaltung tritt immer als Einheit mit den Eigentümern auf, um die Wünsche der Eigentümer umzusetzen. Zu den organisatorischen Aufgaben zählen aber nicht nur Streitfragen mit dem Eigentümern und Mietern, sondern auch Planungsaufgaben, wie beispielsweise Terminabstimmungen. Die Verwaltung sucht hier stets den partnerschaftlichen Dialog mit den Mietern.

Häufig vorkommende Aufgaben der Verwalter sind daher:

• Korrespondenz: Austausch mit dem Mieter und Eigentümer
• Einberufung, Planung und Terminabstimmungen mit den Eigentümern.
• Protokolle führen und Daten speichern
• Beschwerdemanagement
• Informative Rundschreiben
• Aushänge im Haus
• Einweisung von Handwerkern und anderen Dritten